Política de Tratamiento de Datos Personales

Alcance. Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y aplica hoy a campañas en Colombia. Si el servicio se ofrece en otro país, se aplicará la normativa local de ese país mediante un documento específico, sin reducir los derechos ni las medidas de seguridad aquí descritas.

1. Quién es quién

Plataforma (Bends AI): Bends Comunicaciones SAS, NIT 901812151-7, domicilio Cra 5 # 29-32, Oficina 284. Presta el software. Es responsable de los datos de sus propios usuarios (equipo de campaña) y encargada (proveedor tecnológico) de los datos que cada campaña registra. No usa esos datos para fines propios ni los combina o reutiliza entre campañas (así se establece en el contrato con cada campaña).
Campaña: cada campaña política que usa la plataforma es la responsable de los datos de las personas que registra (simpatizantes, contactos, asistentes). Su identificación aparece en el momento de la autorización.
Canal de privacidad: info.bendsai@gmail.com · https://www.bendsai.com/privacidad.

2. Datos que tratamos

Tipo	Datos	Obligatorio
Cuenta del equipo	nombre, correo, rol, zona asignada, líder responsable, registros de actividad	Sí, para tener cuenta
Contacto (simpatizante)	nombre, documento de identidad, teléfono, comuna/barrio, puesto y mesa de votación	Nombre y documento: sí, para el registro. Teléfono y puesto: opcionales
Datos sensibles políticos	intención o afinidad de apoyo, participación política	No. Opcional y con autorización expresa y separada
Archivos	fotos de planillas, documentos cargados	Solo si el usuario los sube
Técnicos	dirección IP, registros de acceso y auditoría	Sí, por seguridad

3. Finalidades (cerradas)

Gestión de campaña: administrar usuarios y roles, organizar territorios, líderes y brigadistas, registrar actividades y eventos, elaborar métricas de operación.
Comunicaciones autorizadas: informar actividades, recordar eventos y responder solicitudes — solo a quien lo autorizó.
Datos sensibles políticos: registrar intención o afinidad de apoyo, solo con autorización expresa, separada y opcional.
Inteligencia artificial: leer planillas (OCR), clasificar o resumir información, proponer textos, según política de IA.
Seguridad y cumplimiento: prevenir fraude, auditoría, atender incidentes y requerimientos de autoridad.

No usamos los datos para finalidades distintas a las autorizadas. No se reutiliza una base antigua para una campaña nueva ni para un propósito diferente sin una nueva autorización.

4. Datos sensibles

La opinión política y la intención de voto son datos sensibles (art. 5 de la Ley 1581 de 2012). Su tratamiento exige autorización previa, expresa e informada, y la persona debe saber que responder sobre ellos es opcional. La campaña responsable debe obtener esa autorización antes de registrar el dato; la plataforma lo exige en el registro y no lo combina con los de otras campañas. Las intenciones registradas antes de existir esta autorización separada quedan bloqueadas: no se usan en paneles, métricas ni exportaciones hasta que la persona dé su autorización expresa; si no la da, se eliminan. Rechazar esta autorización no impide usar las funciones básicas. Nadie está obligado a darla. Puedes retirarla en cualquier momento.

5. Tus derechos

Conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (solo después de haber agotado la consulta o el reclamo ante el responsable o el encargado, según el art. 16 de la Ley 1581 de 2012); revocar la autorización y solicitar la supresión; acceder gratuitamente a tus datos; pedir una copia descargable; saber si hubo análisis automatizado. Cómo ejercerlos: Procedimiento de derechos de los titulares.

6. Revocatoria y supresión

Puedes revocar cualquier autorización. La revocatoria detiene el tratamiento futuro para esa finalidad. La supresión se atiende salvo que exista un deber legal o contractual de conservar el dato; en ese caso se te explica. Detalle de plazos: Política de retención y eliminación.

Conservación. Los datos y activos de la campaña se conservarán mientras la campaña permanezca activa y durante noventa (90) días calendario después de su cierre formal. Cumplido ese periodo, se procederá a su eliminación, anonimización, pseudonimización o bloqueo según la naturaleza del dato, las obligaciones aplicables y las solicitudes de los titulares. El plazo cuenta desde el cierre formal de la campaña; las solicitudes individuales se atienden en cualquier momento.

7. Encargados y transferencias

Usamos proveedores tecnológicos (alojamiento, base de datos, almacenamiento, inteligencia artificial, pagos). Están listados, con el tipo de datos que reciben, en el Registro de encargados. Algunos operan fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos, según la región que use cada proveedor). La transferencia internacional de datos, incluidos los datos políticos sensibles, se hace con las garantías de la Ley 1581 de 2012 (art. 26) y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013): contratos de transmisión o cláusulas equivalentes con cada proveedor.

8. Seguridad

Cifrado en tránsito, aislamiento de datos por campaña, control de acceso por rol, auditoría de lecturas sensibles, límites de peticiones y copias de seguridad. Ninguna medida elimina todo riesgo; los incidentes se gestionan según el Procedimiento de incidentes.

9. Menores de edad

La plataforma es una herramienta profesional para adultos. No se deben registrar datos de menores de edad sin la autorización de su representante legal y sin base jurídica aplicable.

10. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

La inteligencia artificial asiste al equipo (leer planillas, resumir, proponer textos y responder con base en los documentos que la campaña carga). No toma decisiones legales, laborales, crediticias, médicas ni gubernamentales sobre las personas, y sus respuestas deben ser revisadas por una persona. A los proveedores de IA se envía solo el contexto mínimo, con datos personales enmascarados por patrones (un filtro parcial, no una anonimización total). Detalle en Política de uso de IA.

11. Eliminación de cuenta y de datos

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta y de los datos asociados desde la plataforma o escribiendo a info.bendsai@gmail.com, indicando el correo de acceso y la campaña. Podemos pedir una verificación razonable de identidad. Cuando actuamos como encargados, la eliminación de datos de terceros se coordina con la campaña responsable. Solo se conserva lo que exija una obligación legal, contractual, contable o de seguridad documentada, y se te explica.

12. Incidentes de seguridad

Si un incidente afecta datos personales, lo comunicamos a la campaña responsable y, cuando corresponda, a los titulares y a la autoridad, según el Procedimiento de incidentes.

13. Vigencia y cambios

Versión v5, vigente desde 2026-10-22. Si cambia, se te mostrará y se te pedirá aceptarla de nuevo; se conserva la versión que aceptaste, con su fecha.